PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS
Komunikasi bisnis adalah pertukaran
gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu yang
disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol atau sinyal. Dalam
komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:
1. Memiliki
tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi
2. Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling
tidak dua orang atau lbih yakni komunikator dan komunikan.
3. Gagasan,
opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam
tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
4. Menggunakan
saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan
media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara
bersamaan.
5. Meggunakan
simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau
dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
6. Pencapaian
tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau
lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya oleh manajemen.
Untuk
dapat mengembangkan kemampuan dalam berkomunikasi secara efektif, baik secara
personal maupun professional paling tidak kita harus menguasai empat jenis
keterampilan dasar dalam berkomunikasi, yaitu :
a. menulis,
b. membaca,
c. berbicara;
dan
d. mendengar.
Disadari
ataupun tidak, setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari keempat hal
tersebut diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan, komunikasi
sering dianggap sebagai suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu saja,
sehingga seringkali kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya secara
efektif. Aktivitas komunikasi adalah aktivitas rutin serta otomatis dilakukan,
sehingga kita tidak pernah mempelajarinya secara khusus, seperti bagaimana
menulis ataupun membaca secara cepat dan efektif ataupun berbicara secara
efektif serta menjadi pendengar yang baik.
PENTINGNYA KOMUNIKASI BISNIS
Tantangan seorang manajer di masa
depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk
mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasinya serta
bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan. Di
sisi lain, proses manajemen, adalah suatu aktivitas komunikasi. Terdapat 6
kendala yang mungkin muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis
organisasinya, yaitu :
a.
Struktur komunikasi yang
buruk
Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya
komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau
ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran,
pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi
yang baik, mengikuti pola :
·
Pembukaan
·
Isi
·
Penutup
·
selanjutnya : Umum à Detil à
Umum atau Global à Detil à Global
b.
Penyampaian yang lemah
Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif.
Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan
dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah
dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih
memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat,
tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah
‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau
mengingatkan.
c.
Penggunaan media yang salah
Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana
dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat
memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks,
berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih
leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi,
televise, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.
d.
Pesan yang campur aduk
Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan
cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien,
tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau
pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan. Sementara, kriteria
dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.
e.
Salah Audience
Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi
audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari
Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis
situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih
mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang
diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.
f.
Lingkungan yang mengganggu
Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi,
sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal.
Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras
dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang
padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang
menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta
upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.
Kendala komunikasi bisnis dapat
bermacam-macam, namun dengan kehati-hatian serta kecermatan, sebagian kendala
tersebut akan dapat diatasi. Presentasi yang disampaikan akan lebih bermakna
dengan kendala yang diminimalisir, sehingga pesan yang disampaikan dapat
memberikan efek yang diharapkan.
Seiring dengan perkembangan
teknologi dan sistim informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis
tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses
Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan
berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi
dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun.
Perkembangan teknologi yang semakin
pesat, memungkinkan orang untuk berkomunikasi melalui berbagai macam media.
Tantangan ke depan, bukan saja sekedar menjual produk & jasa perusahaan,
tetapi bagaimana menyampaikan pesan bahwa produk atau jasa yang ditawarkan
dapat memberikan manfaat kepada banyak orang dari berbagai ragam budaya, latar
belakang, dan sebagainya. Proses penyampaian pesan atau informasi tersebut, dapat
dilakukan secara satu arah, seperti melalui media elektronik atau media cetak
juga dapat dilakukan secara dua arah (interaktif) melalui jaringan internet.
Etika Komunikasi
Etika
komunikasi perkantoran merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai
pengertian tersendiri, yakni norma, nilai atau ukuran tingkah laku yang baik
dalam kegiatan komunikasi dalam kegiatan komunikasi di suatu perkantoran. Pada
dasarnya komunikasi perkantoran dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis.
Secara lisan dapat terjadi secara langsung (tatap muka), maupun dengan
menggunakan media telepon. Secara tertulis misalnya dengan mempergunakan surat.
Baik komunikasi langsung maupun tidak langsung, norma etika perlu diperhatikan.
Komunikasi
perkantoran merupakan proses komunikasi antara pimpinan dengan anggota, antar
anggota, maupun antar unsur pimpinan. Untuk menjaga agar proses komunikasi
tersebut berjalan baik, agar tidak menimbulkan dampak negatif, maka diperlukan
etika berkomunikasi. Cara paling mudah menerapkan etika komunikasi perkantoran
ialah, semua anggota dan pimpinan perkantoran perlu memperhatikan beberapa hal
berikut ini:
1
Tata krama pergaulan yang baik
2.
Norma kesusilaan dan budi pekerti
3.
Norma sopan santun dalam segala tindakan
Apabila
etika dan tata krama berlaku di mana saja dan kapan saja, maka dalam ruang
lingkup ini komunikasi dengan orang lain dalam pergaulan masyarakat maupun
dalam kehidupan perkantoran merupakan arena yang benar-benar menuntut jatah
diterapkannya etika. Karena itu ada orang yang mengatakan bahwa antara etika
dan komunikasi dalam pergaulan merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan.
Dimanapun orang berkomunikasi, selalu memerlukan pertimbangan etis, agar lawan
bicara dapat menerima dengan baik. Berkomunikasi tidak selamanya mudah, apalagi
jika kita tidak mengetahui jati diri mereka yang kita hadapi, tentu kita akan
menebak-nebak dan merancang persiapan komunikasi yang sesui dengan tuntutan
etis kedua belah pihak. Ketika kita paham tentang karakter orang yang kita
hadapi kita akan lebih mudah berusaha menamppilkan diri sebaik-baiknya dalam
berkomunikasi.
Hak untuk
berkomunikasi di ruang publik merupakan hak yang paling mendasar. Jika hak itu
tidak dijamin akan memberi kebebasan berpikir sehingga tidak mungkin bisa ada
otonomi manusia. Hak untuk berkomunikasi di ruang publik ini tidak bisa
dilepaskan dari otonomi demokrasi yang didasarkan pada kebebasan untuk berekspresi
(B. Libois, 2002:19). Jadi, untuk menjamin otonomi demokrasi ini hanya
merupakan bagian dari upaya untuk menjamin otonomi demokrasi tersebut.
Etika
komunikasi selalu dihadapkan dengan berbagai masalah, yaitu antara kebebasan
berekspresi dan tanggung jawab terhadap pelayanan publik. Etika komunikasi
memiliki tiga dimensi yang terikat satu dengan yang lain, yaitu:
1. Aksi komunikasi
2. Sarana
3. Tujuan
Komunikasi
merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor melihat
hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan
kegiatan kantor atau kegiatan ketatusahaan. Seorang manajer harus dapat
berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik sacara horizontal
maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi (information
handling) yakni menyampaikan dan penerimaan berita akan berjalan dengan baik
bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif.
STUDI
KASUS
Pelanggaran
Etika Bisnis Produk Johnson & Johnson
Johnson & Johnson
adalah perusahaan manufacture yang bergerak dalam pembuatan dan pemasaran
obat-obatan dan alat kesehatan lainnya di banyak negara di dunia.
Tylenol adalah obat
rasa nyeri yang di produksi oleh McNeil Consumer Product Company yang kemudian
menjadi bagian anak perusahaan Johnson & Johnson. Tingkat penjualan Tylenol
sangat mengagumkan dengan pangsa pasar 35% di pasar obat analgetika peredam
nyeri, atau setara dengan 7% dari total penjualan grup Johnson
& Johnson dan kira-kira 15 hingga 20% dari laba perusahaan itu.
Pada hari kamis tgl 30
September 1982, laporan mulai diterima oleh kantor pusat Johnson & Johnson
bahwa adanya korban meninggal dunia di Chicago setelah meminum kapsul obat
Extra Strength Tylenol. Kasus kematian ini menjadi awal penyebab rangkaian
crisis management yang telah dilakukan oleh Johnson & Johnson. Pada
kasus itu, tujuh orang dinyatakan mati secara misterius setelah mengonsumsi
Tylenol di Chicago. Setelah diselidiki, ternyata Tylenol itu mengandung racun
sianida. Meski penyelidikan masih dilakukan guna mengetahui pihak yang
bertanggung jawab, J&J segera menarik 31 juta botol Tylenol di pasaran dan
mengumumkan agar konsumen berhenti mengonsumsi produk itu hingga pengumuman
lebih lanjut. J&J bekerja sama dengan polisi, FBI, dan FDA (BPOM-nya
Amerika Serikat) menyelidiki kasus itu. Hasilnya membuktikan, keracunan itu
disebabkan oleh pihak lain yang memasukkan sianida ke botol-botol Tylenol.
Biaya yang dikeluarkan J&J dalam kasus itu lebih dari 100 juta dollar AS.
Namun, karena kesigapan dan tanggung jawab yang mereka tunjukkan, perusahaan
itu berhasil membangun reputasi bagus yang masih dipercaya hingga kini. Begitu
kasus itu diselesaikan, Tylenol dilempar kembali ke pasaran dengan penutup
lebih aman dan produk itu segera kembali menjadi pemimpin pasar.
Kesimpulan
Kasus ini merupakan
contoh kasus dimana perusahaan telah melanggar kode etis dengan tidak
memperhatikan keselamatan dari konsumen. Pada kasus ini dari pihak Johnson
& Johnson dengan cepat menyelesaikan masalah ini. Pihak Johnson melakukan
upaya dengan cara memberitakan semua proses produksi dan quality controlnya ke
publik, tidak hanya pada penyidik. Dan tentunya data QA procedures tersebut
menjadi makanan empuk bagi industrial intelligence para pesaing. Dalam dua tau
tiga hari saja, semua inventaris Tylenol ditarik dari semua rak supermarkets
dan drugstores secara nasional, dan semua produksi Tylenol berhenti. Esensinya,
adalah bahwa J&J tidak akan pernah lari dari tanggung-jawab pada publik,
dan secara proaktif memperbaiki perilakunya sendiri, meski indikasinya kemudian
mulai mengarah ke tindakan usil, dan bukan kebocoran kualitas di pabrik-pabrik
Tylenol.
