Bagan Dan Penjelasan Mengenai organisasi & manajemen serta hirarki tanggung jawab & pola manajemen koperasi

A.    Struktur organisasi suatu perusahaan di gambarkan dalam suatu bagan organisasi yang merupakan diagram dan memperlihatkan interaksi, tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan. Pada struktur organisasi terkandung alur perintah yang mengidentifikasi jabatan pekerjaan yang harus di pertanggung jawabkan oleh masing-masing karyawan atas berbagai kegiatan serta komunikasinya dengan unit yang lainnya.

1.      DIREKSI

Direksi terdiri dari satu orang direktur utama, tiga orang wakil direktur utama dan enam orang direktur.

Tugas utama dari direksi :

a.       Menentukan usaha sebagai pimpinan umum dalam mengelola perusahaan.

b.      Memegang kekuasaan secara penuh dan bertanggung jawab terhadap pengembangan perusahaan secara keseluruhan.

c.       Menentukan kebijakan yang dilaksanakan perusahaan, melakukan penjadwalan seluruh kegiatan perusahaan.

Tanggung jawab dari direksi:

            Untuk mengelola usaha perseroan sesuai anggaran dasar. Pada tahun 2006 secara formal direksi mengadakan tiga kali rapat direksi untuk mengevaluasi kinerja operasional dan keuangan perseroan, serta meninjau strategi dan hal-hal penting lainnya. Selain itu beberapa pertemuan informal juga dilaksanakan untuk membahas dan menyetujui hal-hal yang membutuhkan perhatian dengan segera.

2.      Direktur utama

a.       administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretarian.

b.      Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan.

c.       Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

d.      Mengendalikan uang pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air dari langganan.

e.       Melaksanakan tugas-tugas yang di berikan Dewan Direksi.

f.       Dalam melaksanakan tugas-tugas Direktur Umum bertanggung jawab kepada Dewan direksi.

g.      Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standaretika dan hukum, sebagai refrensi dalam (apapun standar dokumen kebijakan direktur yang mungkin anda gunakan)

3.      Direktur

a.       Menetapkan Prosedur kegiatan perusahaan ditiap-tiap manajer untuk mencapai sasaran yang ditetapkan perusahaan.

b.      Menetapkan tujuan dari tiap-tiap manajer yang ada.

c.       Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari manajer secara periodik dan pertanggungjawabannya.

d.      Mengadakan pengangkatan, mutasi dan pemberhentian karyawan beserta gajinya.

e.       Menetapkan kebijakan operasional perusahaan untuk jangka pendek.

f.       Sebagai pimpinan dari perusahaan.

            Direktur bertanggung jawab atas kerugian PT yang disebabkan direktur tidak menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan PT anggaran dasar, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas. Atas kerugian PT, direktur akan dimintakan pertanggung jawabannya secara perdata.

4.      Direktur Keuangan

a.       Direktur keuangan dapat membentuk organ setingkat di bawahnya yang jumlahnya di tetapkan dengan persetujuan Dewan Direksi.

b.      Mengawasi Operasional mengenai keuangan perusahaan.

c.       Melakukan pengecekan lapangan mengenai bagian keuangan

d.      Meminta pertanggungjawaban dari tiap-tiap bagian yang ada dibawahnya

e.       Mempertanggungjawabkan kegiatan yang ada mengenai bagian keuangan

f.       Menetapkan prosedur pelaksanaan secara rinci tentang keuangan

g.      Menetapkan standar pekerjaan lapangan untuk menjamin tidak adanya kebocoran dalam bagian keuangan.

5.      Direktur Personalia

a.       Mengembangkan system perencanaan personalia dan pengendalian kebijakan pegawai

b.      Melaksanakan Kebutuhan administrasi dan kepagawaian.

c.       Membina pengembangan staff administrasi

6.      Manager

      Tugas seorang manager adalah bagaimana mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya, pendidikan dan lain sebagainya) kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian.

Adapun mekanisme yang diperlukan untuk menyatukan variabel diatas adalah sebagai berikut:

a.       Pengarahan (direction) yang mencakup pembuatan keputusan, kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain.

b.      Rancangan organisasi dan pekerjaan.

c.       Rancangan organisasi dan pekerjaan.

d.      Sistem komunikasi dan pengendalian.

e.       Sistem reward.

7.      Manager Personalia

a.       Pengorganisasian, perencanaan program & pengendalian Unit Personalia

b.      Flow Process Administrasi seluruh kegiatan Personalia

c.       Proses & Prosedur Rekrutmen : searching, interview, test and selection.

d.      Remuneration Management : Struktur dan Skala Gaji, Basic Salary, Allowance, Incentive & Overtime.

e.       System Penilaian Kinerja Karyawan

f.       Seluruh Perizinan Ketenaga Kerjaan

g.      Promosi, Mutasi & Demosi serta PHK

h.      Handling karyawan Tetap, Kontrak & Harian serta PKL

i.        Perjalanan Dinas dalam/luar negeri serta fasilitasnya

j.        Training & Evaluasi

k.      Medical, Hospital, Asuransi & Dana Pensiun karyawan

l.        Benefit & Fasilitas Lainnya

m.    System Penyediaan Data Karyawan, Surat-surat serta Form Administrasi kegiatan personalia

n.      Buat dan pastikan System Dokumentasinya yang Efektif

o.      Buat System pelaporan Seluruh Kegiatan Personalia.

8.      Manager Pemasaran

a.       Menetapkan prosedur operasional Informasi yang lebih efisien

b.       Melaporkan hasil kerja kepada direktur secara berkala.

c.       Bertanggungjawab penuh tentang fungsi dan tugas sebagai kepala bagian pemasaran secara berkala kepada direktur.

9.      Manager Pabrik

·         Berkaitan Kepada Direktur :

a.       Bertanggung jawab kepada direktur perusahaan langsung.

b.      Melakukan konsultasi berkala supaya tercapai keselarasan pelaksanaan tugas.

·         Berkaitan Dengan Produksi :

a.       Bersama-sama dengan bagian lain untuk mengantisipasi dan mengatasi berbagai persoalan produksi

b.      Mengarahkan setiap bagian yang di tunjuk oleh direktur perusahaan.

c.       Bersama-sama dengan supervisor menangani masalah pabrik.

10.   ADM & Gudang

Bagian ini akan mengecek semua administrasi dan transaksi berhubungan dengan jalannya perusahaan. Bagian ini terdiri dari CMT,Acounting, dan Kasir.

a.       CMT bertugas untuk mengurus hal hal berkaitan dengan pihak Outsourcing.

b.      Accounting bertugas untuk melakukan membukukan transaksi yang terjadi.

c.       Kasir bertugas untuk membuat laporan penerimaan dan pengeluaran uang harian.

11.  Divisi regional

a.       Mengelola asset untuk menjalankan bisnis secara benar sesuai arah perusahaan.

b.      Menyepakati target kinerja dengan direksi.

c.       Beroperasi sebagai badan usaha yang member keuntungan kepada pemilik modal.

d.      Menjalankan kebijakan dan prosedur baku yang di tetapkan oleh Kantor Pusat.

e.       Menciptakan dan Meningkatkan nilai tambah perusahaan bagi pemilik modal, calon penanam modal dan pemangku kepentingan.

B.    HIRARKI DAN TANGGUNG JAWAB

a.       Pengurus koperasi adalah suatu perangkat organisasi koperasi yang merupakan suatu lembaga/badan struktural organisasi koperasi.kedudukan pengurus sebagai pemegang kuasa rapat anggota memiliki tugas dan wewenang yang ditetapkan oleh undang-undang nomor 25 tahun 1992 tentang perkoperasian,anggaran dasar dan anggaran rumah tangga serta peraturan lainnya yang berlaku dan diputuskan oleh rapat anggota.dalam pasal 29 ayat 2 undang-undang nomor 25 tahun 1992 tentang perkoperasian disebutkan bahwa pengurus merupakan pemegang kuasa rapat anggota,sedang dalam pasal 30 di antaranya juga disebutkan bahwa 1) pengurus bertugas mengelola koperasi dan usahanya;2) pengurus berwenang mewakili koperasi di dalam dan di luar pengadilan.

b.      Pengelola koperasi bertugas melakukan pengelolaan usaha sesuai dengan kuasa dan wewenang yang diberikan oleh pengurus.

c.       Pengawas koperasi pengawas pada organisasi koperasi adalah salah satu perangkat organisasi koperasi,dan karenanya merupakan suatu lembaga/badan struktural organisasi koperasi. Pengawas mengembangkan amanat untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan dan pengelolaan koperasi, sebagaimana telah diterapkan dalam anggaran dasar/anggaran rumah tangga koperasi, kepuutusan pengurus dan peraturan lainnya yang diterapkan dan berlaku dalam koperasi.

            Fungsi utama pengawas adalah mengamankan keputusan rapat anggota, ketentuan anggaran dasar/anggaran rumah tangga koperasi, keputusan pengurus rapat anggota, ketentuan anggaran dasar/anggaran rumah tangga koperasi, keputusan pengurus dan peraturan lainnya yang berlaku dalam koperasi yang bersangkutan. Di samping itu, juga melindungi kepentingan anggota dan koperasi dari kesewenangan dan penyimpangan yang dilakukan oleh pengurus dan atau pengelola.

            Kedudukan pengawas sebagai lembaga kontrol dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab khusus menunjukkan identitas identitas tersendiri karena itu, istilah dan pengertian pengawas dalam organisasi koperasi adalah baku dan normatif, yang dapat disejajarkan dengan dewan komisaris pada perseroan terbatas. Disamping itu mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawab, pengawas juga mempunyai kewajiban hukum dan karenanya dapat terkena sanksi hukum sebagaimana dapt diatur dalam peraturan perundang – undangan.

C.     POLA MANAJEMEN

            Dilihat dari perangkat dan mekanisme kerja, manajemen koperasi tampaknya memiliki kekhususan dan aturan tersendiri, dibandingkan dengan badan/lembaga/organisasi lainnya, misalnya manajemen pada perseroan terbatas. Kekhususan tersebut mempunyai dampak dalam mewujudkan efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan koperasi. Adanya peran serta dari anggota sebagai pemilik dan pengguna jasa koperasi memberi kesan campur tangan anggota dalam manajemen, sehinnga manajemen koperasi kelihatan rumit.

            Pada dasarnya manajemen meliputi kegiatan pengelolaan usaha koperasi. Dalam praktik koperasi, pengelolaan organisasi dilakukan oleh pengurus, sedangkan pengelolaan usaha dilakukan oleh pengelola usaha yang diangkat oleh pengurus. Pasal 32 undang-undang nomor 25 tahun 1992 tentang perkoperasian menyebutkan bahwa1 )pengurus koperasi dapat mengangkat pengelola yang diberi wewenang dan kuasa untuk mengelola usaha ;2) dalam hal pengurus koperasi bermaksud untuk mengangkat pengelola,maka rencana pengangkatan tersebut diajukan kepada rapat anggota untuk mendapat persetujuan ;3) pengelola bertanggung jawab kepada pengurus ;4) pengelolaan usaha oleh pengelola tidak mengurangi tanggung jawab pengurus sebagaimana ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku.

POLA MANAJEMEN KOPERASI

Koperasi seperti halnya organisasi yang lain membutuhkan pola manajemen yang baik agar tujuan koperasi tercapai dengan efisien.

Hal yang membedakan manajemen koperasi dengan manajemen umum adalah terletak pada unsur-unsur manajemen koperasi yaitu rapat anggota, pengurus, dan pengawas. Adapun tugas masing-masing dapat diperinci sebagai berikut : Rapat anggota bertugas untuk menetapkan anggaran dasar, membuat kebijaksanaan umum, mengangkat/memberhentikan pengurus dan pengawas. Pengurus koperasi bertugas memimpin koperasi dan usaha koperasi sedangkan Pengawas tugasnya mengawasi jalannya koperasi.

Untuk koperasi yang unit usahanya banyak dan luas, pengurus dimungkinkan mengangkat manajer dan karyawan. Manajer atau karyawan tidak harus anggota koperasi dan seyogyanya memang diambil dari luar koperasi supaya pengawasannya lebih mudah. Mereka bekerja karena ditugasi oleh pengurus, maka mereka juga bertanggung jawab kepada pengurus. Di bawah ini akan dibahas mengenai beberapa pola manajemen koperasi yang nantinya akan membantu koperasi tersebut dalam mencapai tujuannya :

a.      Perencanaan

Perencanaan merupakan proses dasar manajemen. Dalam perencanaan manajer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang harus melakukan. etiap organisasi memerlukan perencanaan. Baik organisasi yang bersifat kecil maupun besar sama saja membutuhkan perencanaan. Hanya dalam pelaksanaannya diperlukan penyesuaian-penyesuaian mengingat bentuk, tujuan dan luas organisasi yang bersangkutan.

b.      Pengorganisasian dan Struktur Organisasi

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien. Pelaksanaan proses pengorganisasian akan mencerminkan struktur organisasi yang mencakup beberapa aspek penting seperti:

·         Pembagian kerja,

·         Departementasi,

·         Bagan organisasi,

·         Rantai perintah dan kesatuan perintah,

·         Tingkat hierarki manajemen, dan

·         Saluran komunikasi dan sebagainya.